Man muss nicht groß sein, um zu automatisieren.
Automatisierung ist nicht nur etwas für große Unternehmen mit eigener IT-Abteilung. Hier sind drei kleine Automatisierungen, die jedem Selbstständigen oder KMU jede Woche Stunden sparen.
1. Erinnerung an offene Rechnungen
Wenn Sie Ihre Rechnungen in einer Google Sheet, in Notion, Asana, Trello oder einem ähnlichen Tool verwalten, kann eine Automatisierung diese jeden Montag um 9 Uhr prüfen, erkennen, welche seit mehr als 30 Tagen unbezahlt sind, und Ihnen eine E-Mail (oder eine Telegram-Benachrichtigung) mit der Liste und den Kundendaten schicken. So werden Sie erinnert, bevor Sie vergessen, die Zahlung anzumahnen.
2. Sammelt alle Ihre Rechnungen automatisch in Google Drive
Sie erhalten eine E-Mail mit dem Wort „Rechnung" und einem Anhang. Die Automatisierung lädt ihn selbstständig herunter und speichert ihn ordentlich sortiert in einem Drive-Ordner. Wenn am Quartalsende alles an Ihre Steuerberatung geschickt werden muss, liegt schon alles bereit — ohne dass Sie sich durch Ihr Postfach wühlen müssen, Nachricht für Nachricht.
3. Verwaltet Ihre Leads automatisch
Jedes Mal, wenn jemand das Kontaktformular auf Ihrer Website ausfüllt, speichert die Automatisierung die Daten sauber sortiert in Ihrer Datenbank (Notion, eine Sheet, was auch immer Sie nutzen) und schickt sofort eine Bestätigungs-E-Mail — ohne dass Sie etwas von Hand kopieren oder ans Antworten denken müssen.
Wie Sie herausfinden, was Sie automatisieren sollten
Sie müssen nicht mit dem Kompliziertesten anfangen. Die Frage, die meistens funktioniert, lautet: Was mache ich immer auf die gleiche Weise, jede Woche? Diese sich wiederholende Aufgabe lässt sich fast immer als Erstes automatisieren — und bringt im Verhältnis zum Aufwand am meisten Zeit zurück.
Häufige Fragen
Muss ich programmieren können, um diese Automatisierungen einzurichten?
Nein. Mit Tools wie Make richten Sie sie ein, indem Sie Apps visuell miteinander verbinden, ganz ohne Code.
Was kostet es, so etwas zu automatisieren?
Einfache Automatisierungen wie diese kosten in der Regel deutlich weniger als die Stunden, die Sie sparen, wenn Sie denselben Vorgang nicht mehr jede Woche von Hand erledigen müssen.
Wo fange ich an, wenn ich etwas in meinem Unternehmen automatisieren möchte?
Suchen Sie sich die Aufgabe, die Sie immer auf die gleiche Weise wiederholen, jede Woche — genau die lässt sich fast immer automatisieren (hier sehen Sie ein reales Beispiel Schritt für Schritt).
Welche der drei würde Ihnen am meisten helfen?
Oder erzählen Sie mir von einer anderen Aufgabe, die Sie immer von Hand erledigen — vielleicht lässt sich die auch lösen.
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